建账可以说是一切财务工作的起点，无论是手工账还是利用财务软件记账，建账都是必须的步骤。建立怎样的账套，一定程度上决定着后续会计核算的质量，也是后续税务规范、财务分析和预算管理等工作开展的基础。现在大部分也都是使用财务软件记账并出具财务报表，建账并不仅仅是打开软件，新建一个账套这样简单，期间涉及多项基础工作。这些工作不到位，将会直接影响后续核算数据是否能够达到精细化，以及在财务数据基础上的各类分析、测算、管理工作的开展。

下面将按照七个步骤来说明建账过程中需要注意的关键点，也是达到精细化核算所必须完成的工作。

第一步：建账前的准备工作

很多人都认为只要上了财务软件，财务的混乱情况就可以解决。这里存在一个误区，软件只是工具，它能够按照既定的逻辑运行，并不能帮助你建立逻辑。原本逻辑就是混乱的，使用软件和系统可能会变得更加混乱。所以建账前，有些事情必须要想清楚。

盘点当前有什么

这个“有什么”包含两方面：一方面是盘点企业现有的业务情况，包括哪几类业务，这些业务的收入类型、成本种类、涉及的费用等，这些直接影响后续会计科目的设置；另一方面是盘点企业现有的资产、负债和权益情况，有没有固定资产，有没有存货，有多少应收账款和应付账款，有几个股东，股东投入的是资金还是资产，投资是否全部到位，这些问题关系着财务系统启用哪些模块以及期初余额的确认。

选择会计准则

依据企业的经营规模以及未来的发展情况，需要选择适用的会计准则。大部分企业都会选择企业会计准则，虽然可能会使会计核算变得复杂，但能够提供更加精细和准确的数据，满足多方面需求。少数业务简单、规模小的企业可能会选择小企业会计准则，对于部分科目会进行简化，提供的数据相对简单。

确定适用的会计准则后，还需要明确一些会计科目的具体核算方法。例如不同业务的收入按照怎样的方式进行确认、产品成本按照怎样的方法进行分摊和核算、存货计价方式选择哪种、固定资产折旧方法是什么等。核算方法需要符合会计准则的相关规定，并与企业经营实际相符，不能轻易进行修改。

统计初始余额

如果是新成立的公司，初始余额相对简单，主要是股东投入的实收资本，投入的如果是现金，那么银行存款也会增加，如果是资产，那么相应的资产余额会增加。一定要按照实缴数计算，不能按照注册资本或是认缴数，将会导致账实不符。

如果是已经经营了一段时间的企业，想要将手工账转为财务系统记账，初始余额的确认就相对复杂。除去实收资本，其他数据需要按照手工账对相应会计科目的余额进行计算，然后盘点相应的实物，账实核对一致后才能确认。这样做的目的是为了确保账套的初始余额是由真凭实据的，银行存款余额能够与银行账户余额相等，应收账款和应付账款余额有合同、发票、汇款单等作为支持，存货余额与盘点金额一致，并且能够查找相应的出入库单。不能仅凭感觉对数据进行估计，避免后续对账不符。

账套参数设置

打开财务软件可以选择新建账套，之后就需要设置账套参数。

账套名称要按照企业全称设置，避免用简称，这样后续开设多个账套并导出数据合并时，比较容易进行区分，也便于进行账套管理。尤其是在启用集团账套管理时，企业全称能够更加清晰地显示出股权架构及层级，便于设置报表逐级合并。

启用会计期间，如果是新公司，一般选择公司成立的时间，这样能够实现核算的完整。如果是已经运营的公司，那么会计期间的设置需要参考初始余额的统计结果，只统计到上年年底，那么会计期间就可以从今年年初开始；统计的是当前余额，那么会计期间只能从本月开始，无法得到全年完整的发生数据。

会计准则、记账本位币等按照实际需要进行选择。凭证类别一般只启用记账凭证，部分企业会划分更细，会区分出收款凭证、付款凭证和转账凭证。

涉及科目编码方案，需要预留出后续的拓展空间，至少要预留四级或五级编码，一般按照4-2-2-2或者4-2-2-2-2来进行设置。

第二步：不能轻视的基础档案设置

基础档案设置是对记账中会用到的部门、人员、项目等信息进行录入，其信息的准确性与详细程度会直接影响到后续的数据统计和归集，想要达到精细化标准，这一步是不能省略的。

部门档案

部门档案是在财务系统中录入企业各部门的信息，部门名称以及部门层级需要按照组织架构进行设置，名称要全称，层级要准确。必要情况下，可以按照部门属性来区分职能部门和业务部门。部门负责人可以关联人员档案中的信息，这样方便在财务系统中设置审批流程，但如果不涉及这项工作，负责人也可以不填写。

部门编码最好使用数字编码，这样可以减少录入错误。设置时需要预留出扩展空间，方便后续部门的增加。例如销售中心编码为01，华北销售部为销售中心下属二级部门，编码即为0101，按照考核需要，华北销售部还会分为两个小组，华北销售部销售一组编码为010101，销售二组编码为010102。按照这样的逻辑，组织层级就变得非常清晰。

部门档案设置是否准确，会影响费用归集、成本核算、绩效考核、预算管理等相关工作是否能够开展，所以需要特别关注。当出现部门增加或是部门调整时，不能删除原有部门档案记录，而是增加新的部门档案来进行管理。例如华北销售部销售一组变更为新产品拓展部，与华北销售部平级，可以新建编码为0102的档案，停用原有编码为010101的部门。

人员档案

人员档案同样涉及员工编码，建议使用员工的工号作为唯一标识，这样即使在重名的情况下也能对人员进行区分。所属部门需要关联部门档案，以保证信息同步。岗位或职务按照实际进行录入，主要用于权责分配。银行账号用于工资发放，入职日期用于计算工龄，这些信息都会与薪酬模块或是人力资源管理模块相关联。

人员档案中的信息，最关键的是需要与人力资源部门的员工档案信息保持一致，新入职员工需要及时增加人员档案，员工离职需要及时停用档案，员工部门调整最好建立新档案进行管理。

当然，如果企业规模小或是企业人员流动频繁，也可以不设置人员档案，或是只设置管理层档案。其他员工报销、付款等需要统计详细数据的，在记账凭证的摘要中增加报销人/付款申请人姓名，同样可以进行数据归集和统计。

客户/供应商档案

客户和供应商档案是最容易出现错误和混乱的环节。

首先客户/供应商编码规则需要定义，可以根据企业情况自行设定。但需要注意两个问题：首先是客户和供应商应该分别编码，不能混淆在一起，即使出现又是客户又是供应商的情况，也应分别建立客户档案和供应商档案；其次是编码规则确定后不能随意调整，客户编码尽量与业务系统保持一致，供应商编码需要与采购系统或是供应商库中的信息一致。

客户/供应商名称需要使用全称，与相应的合同、发票中的公司名称一致。有一种情况是同一客户使用两家不同名称的公司签署合同，但在分析中统计大客户数据时，这两家公司的数据需要合并。在这种情况下，最好建立两个客户档案，在客户名称中用括号进行标注，例如KH-BJ-01-001 ABC科技公司（DEF技术服务公司）、KH-BJ-02-003DEF技术服务公司（ABC科技公司），或者对此情况单独进行记录，统计时按照记录来合并数据。

可以进行客户/供应商分类管理，按照类型、区域、级别等维度进行划分，便于后续按照不同类别对相关数据进行分析。

档案中还包括客户/供应商的部分基础信息，例如统一社会信用代码、银行账户、信用额度、联系人和联系电话等，这些信息与开票、收付款、信用管理、往来对账等工作相联系。但如果不使用财务系统进行这些工作，可以选择性进行填写，但建议还是尽量填写完整信息，方便以后细化工作。

存货档案

存货编码需要区分类别，也要确保唯一性，建议按照类别+型号+数字编号进行划分，切忌不能出现同一种物料多个编码，或是一个编码对应多种物料的情况，也不能随意进行修改。存货分类不要过细，螺丝钉都要按照不同型号设置档案，会增加记账工作的难度，大大降低工作效率；也不能过粗，只分成半成品、产成品两大类，数据混杂无法区分，也就无法进行有效的成本分析。

存货名称和计量单位都需要准确，名称要写全称且不能有错别字，计量单位准确选择件、个、吨、米等，以免后续存货盘点、出入库结算、成本分析时无法获取准确数据。

计价方法可以选择先进先出法、移动加权平均法、月度一次加权平均法等。计价方法选择后不可随意变更，方法的选择影响当期成本结转金额。

可以设置库存预警，编辑税率，方便库存管理，但可能并非所有企业都需要这类工作。

项目档案

有些企业会给予项目进行管理，所以需要设置项目档案。

其中关键信息是项目编码和项目名称。项目编码只需要预留出一定的长度即可，项目名称与立项报告中的项目名称保持一致，并且在全公司范围内使用同一的项目名称。特别是在付款和报销时，项目名称不准确会使成本费用归集错误，影响项目核算结果。

前两个步骤，是建账过程中最简单也最容易被忽略的。但准备工作不做好，贸然开始建账，可能会使账套数据变得混乱。例如当账套开始启用时，很多信息的修改就会变得麻烦。例如已经被使用的会计科目想要增加下级科目，有些版本的财务软件就无法直接修改，修改需要一系列的操作和调整，耽误记账进度。

第三步：决定启用哪些模块并进行设置

无论企业使用的是哪种财务系统，系统内都包含各种模块，财务可以根据需要来购买和启用模块，确保核算数据的完整和准确。

总账模块

总账模块是必须启用的模块，主要包括凭证管理，即凭证录入、凭证查询、凭证审核及复核；期末处理，即损益结转、记账、结账；账表查询，涵盖总分类账、明细账、科目余额表、现金流量表等。

其他各模块的数据会通过辅助核算、自动结转和生成凭证等功能汇总到总账模块中，财务报表的数据也会从此模块中取数，所以总账模块可以说是会计核算的数据汇总中心。

应收应付模块

应收应付模块主要对应收账款和应付账款进行账务处理，通过发票、结算单、费用单据等生成原始凭证，记录采购和销售环节产生的往来款项。根据设置好逻辑可以计提坏账、进行应收账款核销等工作。同时还能够针对应收账款和应付账款数据进行统计分析，生成汇总表、明细表、账龄分析表、对账单等，提升数据统计和财务分析工作的效率。

固定资产模块

固定资产模块是将企业的固定资产建立相对应的资产卡片，通过对于资产类别的区分、资产变动的记录来强化资产管理。

固定资产模块的启用，需要建立以下基本信息：

资产类别。固定资产是房产还是车辆？不同的资产类别对应着不同的折旧方法、使用年限、残值率。

折旧规则。按照会计政策，当月新增固定资产当月不计提折旧，从次月开始计提。

固定资产卡片。需要录入固定资产名称、规格型号、编码、类别、使用人、使用部门、开始使用日期、折旧方法、使用年限、残值率等信息。固定资产编码可以自行确定，但为了便于管理，建议不同类别的资产采用不同的编码开头，例如车辆编码起始为CL，电脑编码起始为DN；也可以将资产原本的序列号、车架号等作为固定资产编码，或将固定资产卡片的编码打印出来贴在资产实物上，这样在盘点时便于进行对应。

资产变动。固定资产调拨、报废、出售时，必须先填写变动单，然后再记账，禁止直接修改固定资产卡片，引发数据混乱。

除去上述三个大部分企业都会启用的模块，还有存货模块、薪资管理模块等。存货模块主要用于记录存货的出入库、计价方法、暂估等数据，用来查看存货余额的明细以及进出情况；薪资管理模块主要用于计算员工工资，包含基本工资、岗位津贴、绩效奖金、社保、公积金等明细项目，与基础档案中的人员档案进行关联。但有些企业可能会采用更加专业的进销存系统、人力资源管理系统来进行这部分数据的录入和统计，可以对敏感信息进行隔离，提升数据安全性，但同时也可能使系统间数据脱节，导致财务对账困难。

第四步：创建用户并分配权限

在进行上述设置时，一般都会使用系统管理员账号，但当进入真正的核算环节，还是需要按照财务人员的岗位来创建用户，进行相应的权限分配。

用户创建比较简单，统计目前财务部门需要使用核算系统的人员及其岗位，按照姓名+岗位来建立用户和初始密码，发送给相应人员后由其自行修改密码。

对于权限的分配，需要遵循三个原则：第一是最小权限原则，即只分配给用户完成其本职工作所需要的最小权限；不相容职责分离原则，这是基于企业内部控制和风险管理的要求，制单和审核不能是同一人，出纳只记录现金账和银行账，不能负责总账等，目的是为了确保数据的安全性和准确性；权限分级原则，根据岗位级别不同，权限会逐级增加，财务总监和会计的权限是不同的，能获取的信息也就不同。

一般情况下，财务部门不同岗位的权限分配如下：

出纳：所负责会计主体的现金日记账、银行日记账录入/查看；

会计：所负责会计主体的凭证制单/修改/查询、账簿查询、记账、部分数据导出；

财务经理：所负责会计主体的凭证审核、反记账、报表生成/查询、结账、账簿查询、数据导出；

财务总监：企业下属所有会计主体的查询权限、数据导出、反结账；

系统管理员：用户管理、权限分配、账套备份与恢复、系统参数设置。

注意主要开启系统操作日志，这样便于查询每个用户在各时间节点进行过什么操作；要求用户定期更换密码，提升系统安全性；离职人员的账号及时冻结，确保权限及时收回，新入职员工需要依据流程来申请系统账号和权限；系统管理员与操作权限分离，不能使用管理员账号进行凭证录入等工作；开启系统自动备份，确定备份时间以及备份间隔，定期将备份数据另存一份到移动硬盘或是企业云盘中，避免系统服务器故障导致备份数据丢失，备份用的移动硬盘由财务经理或是财务总监进行保存。

第五步：会计科目的合理设置

会计科目设置需要遵循一个大原则，就是“够用且不冗余”。会计科目设置少了，或是层级不够明细，数据混杂导致丧失使用价值，或者需要花费大量时间来进行数据筛选，增加不必要的工作量；会计科目设置多了或是层级繁琐，记账时的工作量增加，同时也增加了选错科目的可能性，导致数据出现混乱。

所以在这个大原则下，会计科目设置的关键需要把握住四个关键点：

合法合规。会计科目的一级科目是按照适用的会计准则设置的，不能擅自增减或修改编码。想要达到精细化核算，可以在一级科目下增加二级、三级、四级科目，结合辅助核算，各种维度足以得到所需的详细数据。

科目完整。需要确保建立的会计科目能够覆盖企业所有的经济业务，尤其是当企业出现业务转型或新增业务时，需要在收入、成本、费用等一级科目下增加相应的明细科目，将各业务的数据区分开来。

扩展空间。随着业务的发展和变化，会计科目可能随时需要调整，细化某些科目或是取消某些科目，在进行设置时需要预留出后续扩展的空间。预留足够位数的编码，收入、成本、费用相关数据录入时尽量不要记录在一级科目下。例如给行政部发放备用金，不能直接记“其他应收款”，而是至少要在其他应收款下奖励二级科目“备用金”，这样便于后续在其他应收款设置下级科目，不会影响已记账数据。

一贯执行。设置好的会计科目体系一旦启用，不能随意进行修改，例如今天把员工出差到外地报销的交通费记录到“差旅费”中，后续又把这部分拆分出来记录到“交通费-市外交通”中，前后口径不一致，导致数据无法准确统计。调整需要依据业务变化进行，随意删除科目将导致数据无法追溯，科目使用混乱影响数据准确性，进而影响财务报表呈现的经营结果。

会计科目的设置也可以综合预算管理、财务分析、绩效管理等工作的需要：保持核算口径与预算口径的一致，能够进行预算与实际数据的对比；依照财务分析所需要的数据精细度来考虑下级科目设置；评估当前的会计科目精细度是否能够支持绩效考核指标的计算，这些方法都能够帮助我们搭建合理的会计科目体系。

第六步：准确录入期初余额

在第一步的准备工作中，已经统计了初始数据，接下来需要把这些数据录入到系统中作为期初余额，以保证账套数据的完整准确。

期初余额需要录入最末级科目，辅助核算科目也需要按照明细填写期初余额，例如应收账款需要按照客户填写初始金额。这就要求我们对之前统计的初始数据进行重新整理和拆分，确保数据精细度与当前会计科目体系相符，这也是为什么整理初始金额时要获取各类原始凭证，原始凭证能够帮助我们对混杂的数据进行分解。涉及固定资产，需要在固定资产模块新增卡片，录入已计提折旧可已使用年限等。

为了保证账实相符，有些数据可能需要暂估，例如已经入库但尚未收发票的存货，需要按照入库金额暂估期初余额，后期收到发票后再进行调整。

期初余额录入后要保证试算平衡，按照资产=负债+所有者权益进行检查，不平衡则无法建账。

如果确实存在困难导致初始数据无法按照现有会计科目进行拆分，可以建立独立的二级科目来记录期初余额或是无法拆分的数据，避免这部分数据与已拆分和新记录数据混淆，影响数据统计结果。

第七步：财务报表出具设置

依据建账时所选择的会计准则，系统提供标准格式的财务报表，我们只需要设置相应的取数公式。

一般是从总账中取数，按照报表类型以及会计科目选取期初余额、期末余额、本期借方发生额、本期贷方发生额等。例如资产负债表中的应收账款期初数和期末数，对应总账中应收账款科目的年初余额与期末余额扣除坏账准备的年初余额与期末余额；利润表中的营业收入，选取主营业务收入的本期贷方发生额-本期借方发生额。

需要确保报表公式准确，检查公式是否已经覆盖所有已启用的辅助核算，一些特殊科目的取数是否准确，往来款的重分类是否在报表中进行考虑，结合报表之间的勾稽关系来对数据进行检查。

在完成上述步骤后，可以进行测试，确认系统设置是否正确。录入几笔模拟业务，来查看会计科目、辅助核算、金额等是否准确；执行期末损益结转，确认结转凭证能够正确生成，科目余额准确无误；生成财务报表，测试报表平衡；利用不同账号进行登录，测试权限是否合理、是否与设置一致。测试是必要环节，发现问题尽早解决，能够避免使用后不方便修改的麻烦。

建账看似简单，实际需要考虑的问题却不简单，设置出错会直接影响后续的所有操作。所以在前期做好规划、完善权限管理、进行全流程测试是不能简化的工作，只有搭建稳固的根基，财务工作才能更加顺利地开展。

来源：财务管理研究